Mailregeln

E-Mail-Führerschein für alle

Ein Leitfaden mit Verkehrs- bzw. Mailregeln von A bis Z
von Peter Wode, erschienen in „Karrieren in Bewegung“ 2008,
letzte Aktualisierung 2017, auch noch heute in fast allen Punkten aktuell

Inzwischen ist die berufliche und private Kommunikation ohne E-Mail kaum noch vorstellbar. Digitale Post kann aber auch zum Ärgernis werden, wenn sich Absender und Empfänger nicht an gewisse Regeln halten. Zu große Dateianlagen legen Postfächer lahm oder Massenmails ohne Bcc verteilen Mailadressen und Viren/Trojaner. Um sich selbst und andere Verkehrs­teilnehmer zu schützen, berechtigt der Führerschein zur Teilnahme am Straßenverkehr. Warum also keiner zur Teilnahme am E-Mail-Verkehr? Bis es soweit ist, hier ein paar wichtige „Verkehrsregeln“ von A bis Z:

Abgrenzung

Die lebenslange berufliche Bindung an ein Unternehmen ist meist ebenso wünschenswert wie selten. Daher sollten Sie Ihren beruflichen und privaten Mailverkehr klar trennen bzw. für Privatmails niemals Ihre berufliche Mailadresse verwenden. Private Antworten landen sonst nach Ausscheiden, bei Krankheit oder Urlaub möglicherweise bei Ihrem Vertreter, Nachfolger oder – bei Tippfehlern in der Mailadresse – evtl. auch beim Mail-Administrator. Darüber hinaus untersagen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die private Nutzung geschäftlicher Mailadressen bzw. private Mails am Arbeitsplatz per GMX, Gmail, WEB.DE & Co. grundsätzlich.

Absenderadresse

Nutzen Sie als Absender/Anzeigename „Vorname Nachname“ bzw. „Nachname, Vorname“. Auch bei Privatmails sollte von Phantasienamen oder „nur Vorname“ abgesehen werden, da sie in der Masse von SPAM, in denen gern z. B. nur Vornamen als Anzeigename des Absenders genutzt werden, untergehen. Besonders wenn Sie nicht aus Ihrer Mailadresse hervorgehen, sollten Sie Vor- und Nachname als Anzeigenamen hinterlegen. Nur so können Empfänger Ihrer Mails diese schnell und eindeutig zuordnen. Die Änderung des Anzeigenamens bietet auch bei einer Namensänderung nach der eigenen Hochzeit schnelle Hilfe, falls die bestehende Mailadresse beibehalten werden soll. Mittelfristig sollte aber eine neue Mailadresse mit korrektem Nachnamen genutzt werden, um Verwechselungen zu vermeiden. Nachrichten an Ihre alte Mailadresse können Sie automatisiert an Ihre neue Mailadresse weiterleiten lassen.

Attachments

Denken Sie lieber zweimal nach, ob ein Attachment (Dateianhang) erforderlich ist. Teilweise verweigern die Firewalls der Empfänger „unsichere“ Dateitypen (z. B. *.exe, *.com, *.pif). Andere wiederum lassen sich möglicherweise vom Empfänger mangels eines passenden Programms nicht öffnen. Hier empfiehlt sich in vielen Fällen ein universelles PDF im Gegensatz zu einem Microsoft- oder OpenOffice-Format. Verschicken Sie wenn möglich keine zu großen Attachments. Alles im Bereich mehrerer MB gilt zumindest bei Empfängern ohne entsprechende Bandbreite als Zumutung oder wird wegen Größenbeschränkung (üblich sind hier max. 20 MB) von der Empfängermailbox abgelehnt. Alternativ können Sie beispielsweise als XING-Premium-Mitglied einem anderen XING-Mitglied per XING-Message Anlagen von bis zu 1 GB senden, ohne die Mailbox des Empfängers zu belasten. Bei einem unangekündigten Erstkontakt sollte auf das Versenden von Dateianhängen verzichtet werden. Insgesamt smarter ist das Versenden eines Links zum entsprechenden Dokument, das z. B. in Ihrem Cloudspeicher wie z. B. Dropbox, Google Drive oder OneDrive liegt.

Betreffzeile

Ihr Betreff entscheidet teilweise, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Bei zunehmendem Mailaufkommen sind 100 empfangene Mails pro Tag keine Seltenheit. Keinesfalls sollten Mails ohne Betreffzeile verschickt werden, da diese sonst von einigen SPAM-Filtern direkt aussortiert werden. Unternehmen arbeiten zunehmend mit einem E-Mail Response Management System (ERM), das Mails anhand der Wörter in der Betreffzeile sortiert, weiterleitet oder sogar beantwortet. Wählen Sie Ihre Betreffzeile so, dass sich jederzeit sofort der Inhalt der Mail daraus ableiten lässt.

Datenschutz und -sicherheit

Trauen Sie keiner Absenderadresse! Diese ist technisch problemlos zu fälschen, was besonders „Sammler“ von Kennwörtern, PINs und TANs (Phishing) praktizieren, die sich z. B. als Kreditinstitut ausgeben. Jede bei Ihnen eintreffende Mail hat eine weite Reise über viele Server hinter sich. Ähnlich einer Urlaubspostkarte kann niemand sagen, ob und von wem die elektronische Post unterwegs gelesen wurde. Mit Programmen wie dem verbreiteten PGP (Pretty Good Privacy) lassen sich Mails verschlüsseln und sind über ein System von öffentlichen und privaten Schlüsseln nur vom Empfänger lesbar. 

Diskretion

Bei Massenmails/Mailings besonders an einen sich untereinander nicht bekannten Personenkreis sollten alle Empfängeradressen füreinander unsichtbar sein. Daher gilt für geschäftliche wie auch private Mails: Verstecken Sie die Mailadressen der Empfänger im Feld „Bcc“ (Blind Carbon Copy) statt in „An“ oder „Cc“. Oder würden Sie gleich jedem ihr privates Telefon-/Adressbuch in die Hand drücken? Eine Nichtbeachtung kann Abmahnung und Bußgeld zur Folge haben. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hinweise zum Thema Sicherheit. 

Emoticons

Aus Zeichenfolgen nachgebildete und dadurch auf der Seite liegende Smileys – auch als Emoticons bezeichnet – lockern die Korrespondenz auf und weisen auf z. B. ironisch oder witzig gemeinte Textstellen hin. In geschäftlicher Korrespondenz sind sie allerdings meist unangebracht. Daher sollten Sie beim Erstkontakt darauf verzichten. Haben Sie Ihren Gesprächspartner durch intensiven Mailkontakt etwas besser kennen gelernt, kann ein :o) oder 😉 an der richtigen Stelle durchaus erfrischend sein und zum besseren Verständnis beitragen. 

Format

Verzichten Sie beim Schreiben Ihrer Mails wenn möglich auf das „HTML-Format“. Bereits die standardmäßige Vorschau einer Mail inkl. Bild/Foto kann fallweise Geisterskripte aktivieren oder dem Absender eine Rückmeldung über das Lesen bzw. die tatsächlich vorhandene Mailadresse geben. Eine Freude für jeden SPAMer! Daher warnen diverse Mail-Programme vor dem Öffnen von HTML-Mails, unterdrücken zunächst deren vollständige Anzeige und fragen nach der Vertraulichkeit des Absenders. Die automatische bzw. sofortige Anzeige (egal, ob „HTML“ oder „Nur Text“) stellt in vielen Mailprogrammen eine Sicherheitslücke dar. Weitere Vorteile von „Nur-Text-Mails“ liegen in der Kompatibilität (kleinster gemeinsamer Nenner) und geringeren Speichergröße. 

Hoaxes

Eine zum Schneeball- oder Kettenbriefsystem auffordernde „Falschmeldung“ (Hoax) hat meist nur den Sinn, Mailadressen zu sammeln, das Mailaufkommen zu erhöhen und das Web sinnlos zu verstopfen. Beliebt sind falsche Virenmeldungen oder beispielsweise Aufrufe zu Knochenmarkspenden. Weitere Infos liefert u. a. der SAT.1-Ratgeber. 

Mailbox

Ärgerlich für Absender und Empfänger ist das „Abprallen“ von Mails an einer überfüllten Mailbox, da der potentielle Empfänger das Limit des Speichervolumens erreicht/überschritten hat. Oft ist dies z. B. bei GMX oder WEB.DE mit je (ab) 1 GB Postfachspeicher zu beobachten , während Googles Gmail aktuell 10-15 GB bietet. Die zusätzliche Nutzung von MailCheckern erhöht meist den Speicherplatz deutlich. Mailboxen mit knappem Speicherplatz sollte man regelmäßig „aufräumen“ oder seine Mails per POP3 mit z. B. MS Outlook auf seinen lokalen Rechner downloaden und auf diesem Weg seine Mailbox regelmäßig leeren. 

Reaktionszeit

Antworten Sie zeitnah möglichst innerhalb von 24 Stunden. Mail ist schnell. Schnell geschrieben und schnell versendet. Die Antwort, sofern sie nicht vollautomatisch erstellt wird, lässt häufig auf sich warten. Länger als 48 Stunden bzw. 2 Werktage sollten Sie den Absender im eigenen Interesse aber nicht auf die Geduldsprobe stellen. 

Rechtschreibung

Auch in Mails und hier besonders im geschäftlichen Bereich gelten die Regeln der deutschen Rechtschreibung. Die meisten Mailprogramme besitzen eine Rechtschreibhilfe bzw. Autokorrektur. Inzwischen weit verbreitete „Mails nur in Kleinschreibung“ könnten als respektlos oder unhöflich angesehen werden. 

Sicherheit

Nicht nur aus Gründen der Diskretion sollten bei Massenmails bzw. Mailings an mehrere Empfänger alle Empfängeradressen unsichtbar per Bcc verschickt werden. Tun Sie dies nicht, so geben Sie per „An“ oder „Cc“ verschickte Mailadressen nicht nur in die Hände einer Gruppe von Empfängern, die sich untereinander evtl. teilweise nicht mal kennen, und verletzen deren Privatsphäre. Auch Programme freuen sich über Ihre Unachtsamkeit und mangelnde Diskretion. Ein Virus/Trojaner auf nur einem der Empfängerrechner sammelt mit großer Freude sichtbare Mailadressen und beglückt alle Empfänger des Mailings anschließend mit SPAM und Viren/Trojanern. Können Sie ausschließen, dass jeder Rechner jedes Empfängers Ihrer Mail frei von Viren, Würmern und Trojanern ist? 

Signatur

Privat können Sie es mit der Mailsignatur halten, wie Sie möchten. Im geschäftlichen Bereich ist sie Pflicht bzw. im kaufmännischen Schriftverkehr seit 2007 sogar gesetzlich vorgeschrieben. Der Empfänger hat vielleicht eine telefonische Rückfrage, benötigt die Postanschrift oder Fax-Nummer Ihres Unternehmens. Rein technisch sollte jede Signatur mit einem Signaturtrenner „– “ (zweimal Minus, einmal Leerzeichen) und einem anschließenden Zeilenumbruch beginnen, um für Mail-Programme und News-Reader die Signatur automatisch vom Mailtext abzugrenzen. Bei längeren Maildialogen wird die wiederholte Anzeige einer Signatur dadurch von vielen Mail-Programmen automatisch unterdrückt. 

Stil

Mails sollten knapp und flott sein. Erleichtern Sie dem Empfänger bei längeren Mails die Lektüre und setzen Sie mindestens alle 5-10 Zeilen einen Absatz inkl. Leerzeile. Erforderliche Zeilenumbrüche am rechten Bildschirmfensterrand bzw. Zeilenende erzeugt jedes Mailprogramm wie auch jede Textverarbeitung automatisch und müssen bzw. sollten nicht per Absatz/ENTER vom Benutzer erzwungen werden. 

Tagging

Einige Mailprogramme/-systeme wie MS Outlook oder Gmail ermöglichen das Verschlagworten, Kategorisieren bzw. Indexieren (Tagging) von Mails. Da sich diese meist nicht nur genau einer Kategorie zuordnen lassen, vergeben Sie Tags wie „Vertrieb“, „intern“ oder „Projekt X“. So lassen sich schnell alle Mails zu einem Thema wieder finden. 

Thema

Wählen Sie pro Mail möglichst nur ein Thema, vermischen Sie es nicht mit anderen Themen und stellen Sie es möglichst kurz & klar in der Betreffzeile dar. Dies erleichtert dem Empfänger die Sortierung, Ablage und Archivierung Ihrer Mail. 

Viren

Über 90% aller Infektionen von IT-Systemen (PCs, Server, PDAs, Smartphones etc.) finden per Mail statt. Mit einem sicheren aktuellen Mail-Programm (Sicherheits-Patches kontinuierlich installieren) und einem täglich aktualisierten Virenscanner mit hoher Erkennungsrate sind Sie davor zwar technisch weitestgehend geschützt. Kritischer Faktor ist hier allerdings der Mensch, der durch sorgloses Öffnen von HTML-Mails (siehe Format) und unsicheren Anlagen aus meist unbekannter Quelle das Infektionsrisiko deutlich erhöht. 

Zeilenumbruch

Immer wieder klagen E-Mail-Leser, dass der Klick auf einen Link wie z. B.

https://www.wode.de/wp-content/uploads/projekt_x/praesentati
on_y.pptx

aus einer E-Mail nicht zum gewünschten Ziel wie hier einer Power­Point-Präsentation führt. Verschiedene E-Mail-Programme des Ab­sen­ders und/oder Empfängers neigen dazu, lange Links umzu­brechen und den Teil nach dem Zeilenumbruch nicht mehr zu verlinken. Ergebnis: Der Link ist unvollständig und führt ins Leere oder bei einem 404-CMS-Plugin z. B. zur Startseite. Lösung: Den kompletten Link (hier inkl. „on_y.pptx“) kopieren, Zeilenumbruch entfernen und komplett in die Adresszeile des Browsers einfügen. 

Zertifikate

Da Absenderadresse und Attachments leicht manipulierbar sind, lassen sich beide über Zertifikate bzw. digitale Signaturen verifizieren. So erkennt das Finanzamt beispielsweise PDFs als Rechnung oft nur an, wenn diese als zweite Datei eine „digitale Unterschrift“ mit sich führen. Auch die Echtheit von Absenderadressen lässt sich über Zertifikate sicherstellen, die von einem neutralen Trust Center ausgestellt werden. 

Zuverlässigkeit

Mails gehen auf ihren Wegen über diverse Server gelegentlich verloren. Ähnlich einem Einschreiben mit Rückschein bieten einige Mailprogramme sowohl eine Übermittlungs- wie auch Lesebestätigung. Leider unterstützen dieses „Mail-Ping-Pong“ nicht alle Systeme oder werden vom Empfänger ignoriert. Somit zeigt eine nicht erhaltene Bestätigung dem Absender nicht, dass die Übermittlung gescheitert ist oder die Mail vom Empfänger nicht gelesen wurde.